A compter du 1er janvier 2018, toutes les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse sont tenues d’utiliser un logiciel ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Un ”logiciel ou un système de caisse” est un système informatisé dans lequel une entreprise assujettie à TVA enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation. Il s’agit de systèmes qui ont une fonction de calcul et de mémorisation. Les balances qui ont une fonction d’encaissement sont concernées aussi.

Les sociétés relevant du e-commerce non soumises à facturation du fait que leurs clients ne sont pas assujettis à la TVA (clients particuliers) sont également concernées.

Ces nouvelles dispositions ne créent pas d’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. Mais si vous avez recours à un tel outil, vous devez  vous rapprocher de son éditeur pour obtenir l’attestation de conformité de celui-ci.

L’attestation, nominative, doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Elle obéit à des règles de forme précises et doit indiquer notamment :

  • Le nom et les références de ce logiciel (y compris la version concernée et le numéro de licence) ou de ce système
  • La date d’acquisition du logiciel ou système par l’assujetti à la TVA.

Il est également possible de présenter un certificat délivré par un organisme accrédité (AFNOR ou LNE). Cette solution, plus lourde à mettre en œuvre, sera moins souvent rencontrée.

Les agents de l’administration fiscale ont les moyens juridiques de faire des contrôles inopinés dans les locaux des entreprises et sur leurs outils informatiques.

La non présentation de l’attestation de conformité est sanctionnée d’une amende fixée à 7 500€. L’amende s’applique par logiciel ou système de caisse concerné. Le contrevenant devra régulariser sa situation dans les 60 jours.

Dans l’espoir de toujours agir au mieux de vos intérêts, nous nous tenons bien entendu à votre disposition pour vous apporter toutes précisions souhaitées.

L’équipe ERECApluriel