Dès l’embauche du premier collaborateur, le chef d’entreprise consacre beaucoup de temps à la gestion de la paie. Mais cette procédure est fastidieuse et difficile à réaliser. Elle requiert la mobilisation de compétences administratives, sociales, fiscales et juridiques. Le recours à un prestataire extérieur est la solution idéale pour gagner en fiabilité et en efficacité.
Quels sont les enjeux de la gestion de la paie ?
La paie se présente comme le miroir du contrat de travail et revêt une importance capitale dans l’entreprise. Elle est un process majeur et touche la rémunération des salariés, un aspect très sensible. Lorsqu’elle est mal gérée, elle conduit à de lourdes conséquences financières et des contentieux avec les collaborateurs. D’ailleurs, ceux-ci tolèrent rarement les retards et pourraient se retourner contre l’employeur.
La « gestion de paie » vise à remplir trois objectifs principaux chaque mois :
- L’édition des bulletins de salaire mensuels, en conformité avec la législation du travail.
- Les déclarations sociales et le paiement des cotisations.
- L’intégration des procédures relatives à la paie dans le système de comptabilité.
Cela implique la réalisation de diverses tâches :
- La mise en place du suivi des activités et des absences des employés.
- Le calcul des montants des salaires bruts.
- Le calcul des montants des contributions et des cotisations sociales.
- La gestion et la tenue des prélèvements à la source.
- Le versement des salaires.
- L’enregistrement des écritures de paie en comptabilité.
Pourquoi externaliser la paie ? De multiples raisons incitent une entreprise à s’y intéresser :
- Elle souhaite tirer parti des compétences d’un expert des ressources humaines et de la paie.
- Elle aimerait se concentrer sur le cœur de ses activités.
- Elle ne dispose pas d’un service de paie ou d’un DRH.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie (ou outsourcing de la paie) ?
L’externalisation de la paie est le meilleur moyen de se recentrer sur les activités et les projets à forte valeur ajoutée. Elle consiste à déléguer une partie ou toute la gestion de la paie à un tiers. Ce dernier s’occupe des tâches chronophages, des ressources matérielles conséquentes … Citons les déclarations sociales auprès des organismes compétents, la rédaction des contrats de travail, l’établissement des fiches de salaire …
Vous vous demandez s’il est judicieux d’externaliser votre paie ? La réponse est « oui » si la présence permanente d’un gestionnaire de paie n’est pas requise. Avant de vous lancer, analysez donc l’organisation interne de l’entreprise. Toutefois, gardez en mémoire qu’il n’existe pas de règles absolues.
Pour garantir la réussite de l’opération, il est conseillé de procéder avec précaution et de bien choisir le prestataire externe. Celui-ci s’assure du respect des différentes normes en termes de paiement. Il assiste ses clients lors des contrôles URSSAF et se tient toujours informé des évolutions liées à son domaine.
Quels sont les niveaux d’externalisation de la paie ?
On distingue deux niveaux d’outsourcing de la paie :
- Externalisation totale : l’employeur ne gère plus la paie en interne. Il collecte et transmet les informations à une entreprise extérieure spécialisée. Celle-ci produit les déclarations sociales et établit les bulletins de salaire.
- Externalisation partielle : ici, l’employeur bénéficie d’un outil technique adapté et conserve le contrôle sur la « gestion de paie ». Le professionnel externe lui fournit une assistance administrative et met un logiciel de paie à sa disposition.
Externalisation de la paie : avantages inconvénients
Les avantages de la paie externalisée
Gain de temps
La gestion de la paie est un process chronophage et compliqué. Aucune erreur ne doit être commise, au risque d’être pénalisé. Une société peut même être détournée de son cœur de métier pendant une période.
Grâce à l’externalisation du processus, l’entreprise se consacre entièrement aux missions à valeur ajoutée. Son équipe traite les projets importants en priorité.
Flexibilité
Contacter, engager et fidéliser un salarié en interne n’est pas une mince affaire. Pire encore : il est possible qu’il démissionne et aille chez un concurrent, tombe malade, demande des jours de repos … De tels épisodes causeraient du tort à l’entreprise.
Pour gagner en flexibilité sur ces éléments, l’externalisation de la paie est le procédé par excellence. La société profite d’une bonne réactivité et d’un suivi optimal.
Maîtrise des coûts
Pour produire des bulletins de salaire en interne, il est essentiel de posséder un logiciel sophistiqué. Les frais de veilles de formations et réglementaires sont aussi à prévoir, ainsi que la rémunération du responsable des paies. Il s’agit de postes de dépenses considérables.
Une « externalisation paie » bien pensée permet d’économiser jusqu’à 30 %. En effet, le donneur d’ordre choisit la facturation en fonction du nombre de fiches de paie élaborées.
Garantie d’une paie juste
Le système de paie français est difficile à comprendre. Énormément de paramètres sont à considérer : taux de cotisations évolutifs, conventions collectives variées, lignes comptables à remplir … Rien d’étonnant à ce que le traitement de la paie en interne soit pénible.
En se tournant vers l’outsourcing de la paie, la société évite les situations de redressement et les erreurs. Elle confie l’activité à un expert.
Accompagnement et conseils d’un expert
Avec l’externalisation de la paie, le chef d’entreprise jouit des conseils et de l’accompagnement d’un professionnel. Il reçoit des réponses et remarques personnalisées dans les meilleurs délais, par visioconférence, téléphone ou mail. Tout est mis en œuvre afin de solutionner ses problèmes de paie.
Les inconvénients de la paie externalisée
Dépendance
La gestion de la paie est une opération incontournable. En cas d’externalisation, le donneur d’ordre perdra sa maîtrise et dépendra fortement du prestataire. Pour éviter cela, les fonctions et les responsabilités de chaque entité doivent être clairement précisées dans le contrat.
Grand nombre de prestataires
Plusieurs prestataires de paie sont présents sur le marché et se mènent une rude concurrence. En toute logique, certains offrent une meilleure qualité de service que d’autres. Malheureusement, il n’est pas évident de trouver celui qui correspond à vos exigences, besoins et attentes.
Perte évolutive des compétences de l’employeur
Si elle opte pour l’outsourcing, l’entreprise se renseignerait moins concernant les ressources humaines et la paie. Ainsi, elle perdrait des compétences en la matière. Dans la même lancée, elle n’aurait pas un spécialiste en interne pour les missions sociales et juridiques.
Plusieurs clients
Étant donné que le cabinet externe gère la paie de nombreux clients, les délais d’attente et de traitement sont parfois longs.
Mauvaise organisation
S’occuper de dizaines de dossiers au même moment est une tâche complexe. Il n’est pas rare que le professionnel externe soit mal organisé et commette des erreurs.
Perte de confidentialité
À l’instar des précédents, la perte de confidentialité compte parmi les inconvénients de l’outsourcing de la paie. L’entreprise transmet des données sensibles au prestataire via la délégation de la « gestion paie ». Comment y remédier ? Inclure une clause de confidentialité ferme dans le contrat.
Combien prévoir pour externaliser votre paie ?
Le coût de « l’externalisation paie » varie selon les options choisies et les spécificités de la convention collective. L’effectif, la taille et le secteur d’activité de l’entreprise sont également considérés.
Chaque prestataire fixe ses tarifs librement. De manière générale, le prix d’un bulletin de salaire oscille entre 15 et 35 euros. Bien évidemment, il augmentera si d’autres services sont ajoutés.
En externalisant votre paie chez ERECApluriel, vous bénéficiez également de conseils et d’informations sur les nouveautés à prendre en compte concernant les ressources humaines et la paie, de la part de nos spécialistes du domaine.
Notre Pôle Ressources Humaines reste à votre disposition pour vous assister dans vos démarches.